최근 문서중앙화의 대안으로 떠오르고 있는 문서가상화에 대해
고객 분들께서 가장 많이 해주시는 질문들을 모아 FAQ 형태로 정리했습니다
Q1. 문서가상화란 무엇인가요?
문서가상화는 가상 콘텐츠 인프라(Virtual Content Infrastructure) 시스템 기술로, 문서에 고유 콘텐츠 ID를 생성해 문서의 저장위치에 관계없이 언제 어디서든 사용하고 유통할 수 있도록 하는 방식입니다. 사용자는 PC 또는 모바일 디바이스를 통해 로컬이나 스토리지에 저장된 문서를 다양한 애플리케이션에서 사용하지만, 고유 콘텐츠 ID를 식별해 하나의 가상 콘텐츠를 사용한다는 개념입니다.
문서가 특정 저장소에 구속되지 않도록, 문서 중심의 관리 방법을 채택해 조직의 생산성을 향상시키고, 암호화 수준의 보안이 적용돼 있어 정보자산의 보안성을 극대화합니다. 또한, 콘텐츠와 관련된 문서 버전, 접근 권한, 사용 이력, 태그 정보 등이 메타데이터 형태로 문서와 함께 항상 유지되도록 설계됐습니다.
Q2. 문서중앙화와 다른 점은 무엇인가요?
문서가상화는 기존 중앙화 솔루션들처럼 폴더 기반의 영역 중심 문서관리가 아니라, 문서 자체 중심의 집중적인 관리를 지원합니다. 문서마다 부여된 고유 콘텐츠 ID를 통해 중앙 서버와 PC 바탕화면의 경계를 나누지 않고 자유롭게 활용할 수 있습니다. 또한, 전용 탐색기나 특정 웹 페이지 콘솔을 통해서만 지원하는 기능들을 제한된 영역이 아닌, 평상시 업무하던 그대로 PC 바탕화면 어디에서나 활용할 수 있습니다. (버전 동기화, 권한 관리, 과거 버전 열람, 사용현황 추적, 채팅 등)
특히, 문서중앙화는 네트워크 드라이브, 가상 드라이브 등 제한된 영역을 벗어나면 관리 및 보안의 연결고리가 끊어지게 됩니다. 하지만 문서가상화는 문서 중심의 관리 체계이기 때문에 문서마다 암호화 수준의 보안이 적용돼 지속적으로 제어 및 관리가 가능합니다.
문서중앙화 대비 문서가상화의 대표적인 장점을 3가지로 정리하면,
1) 중앙 서버에서의 작업이 아닌, PC 바탕화면에서 사용자가 직접 작업을 할 수 있어 업무 속도가 훨씬 빠릅니다.
2) 제한된 영역(특정 보안 드라이브, 네트워크 드라이브)이 아닌 USB, C드라이브, 게시판, 내 문서, 이메일 등 사용자가 어떠한 위치에서도 보안을 유지한 채로 작업을 진행할 수 있습니다.
3) 특정 경로에서만 저장하고 작업하는 등의 통제적인 정책이 아닌, 사용자들이 평상시 업무하던 그대로 운영되기 때문에 변화관리가 최소화됩니다.
Q3. 랜섬웨어로 인한 피해는 어떻게 막을 수 있나요?
문서가상화 기술을 활용하면 실시간으로 문서가 백업되고 버전 관리를 할 수 있기 때문에 사용자 PC에서 발생한 랜섬웨어 감염에 대비할 수 있습니다. 서버에 최초 백업 시, 고유 콘텐츠 ID를 부여하기 때문에 해당 ID가 손상된 랜섬웨어 문서는 사전에 업로드를 차단해 서버까지 침투할 수 없도록 조치합니다.
만약 랜섬웨어 문서가 서버에 백업된다 하더라도, 암호화 기술이 적용돼 있어 서버 내에서 추가적으로 확산되는 것을 방지할 수 있습니다. 뿐만 아니라, 문서의 저장 경로 및 폴더 구조를 주기별로 관리하는 ‘스냅샷 기능‘을 지원하고 있어 특정 시점으로 복원도 가능합니다.
Q4. 용량이 큰 CAD파일을 사용할 때도 문제없나요?
문서중앙화 솔루션의 가장 치명적인 단점은 서버에서 작업이 이뤄지기 때문에 용량이 큰 파일들을 활용할 때 속도가 현저하게 느려진다는 데 있습니다. 문서가상화는 사용자 PC 자원을 활용하기 때문에 네트워크 트래픽을 보다 효율적으로 사용할 수 있으며, 기존 업무환경과 유사하게 작업할 수 있습니다. CAD, 소스코드, 도면 등 비교적 용량이 큰 파일들의 작업 속도도 훨씬 빠르고 사용성에 있어서도 효과적입니다.
추가적으로, 스토리지 관점에서 용량이 큰 파일들의 모든 버전을 관리하는 것은 부담스러울 수 있기 때문에 ‘최신 버전으로부터 n번째 버전까지만 관리‘ 혹은 ‘최신 버전으로만 유지‘ 등의 세부 기능을 통해 보다 효율적인 관리를 구현할 수 있습니다.
Q5. 직원이 퇴사하거나, 조직 개편시에 문서관리는 어떻게 이뤄지나요?
직원이 퇴사하는 경우에는 부서장 또는 중간 관리자의 통제에 따라, 퇴사자가 소유하고 있는 모든 문서의 권한을 일괄적으로 특정 계정 또는 인수받을 대상자에게 이관할 수 있습니다. 퇴사자가 의도적으로 서버 상의 문서를 삭제해도 영구 삭제가 되지 않으며, 해당 문서들은 일정 기간까지 서버의 특정 공간에 보관됩니다.
중간 관리자는 인사조직도에 변동(퇴사, 인사이동)이 있을 경우, 문서관리자를 변경할 수 있는 권한을 갖고 있습니다. 문서관리자를 변경할 때는 아래와 같은 다양한 조건으로 문서를 이관할 수 있습니다.
- 문서관리자 권한 일괄 승계
- 이전 문서관리자의 리비전 권한 회수
- 특정 태그 문서만 이관
Q6. 재택근무 환경에서는 어떻게 운영하는 것이 좋을까요?
사내 업무용과 재택 근무용 단말기에 문서가상화 솔루션 관련 클라이언트가 설치돼 있으면 언제 어디서나 동일하게 업무 환경을 구현할 수 있습니다. 클라이언트를 설치할 수 없는 상황이라면 웹 기반의 문서 편집기를 통해 간단한 오피스 문서 작업을 할 수 있습니다.
CASE #1 - 사내 노트북으로 재택근무
1) VPN을 통한 사내망 접속(필요시)
2) 사내에서 사용하고 있는 문서가상화 환경을 그대로 사용 가능하도록 운영
Case #2 – 개인 PC로 재택근무
1) VPN을 통한 사내망 접속(필요시)
2) 클라이언트가 설치돼 있지 않은 경우엔, 웹 서버에서 문서 편집기를 통해 문서 편집이 가능하도록 운영
Case #3 – VDI 환경에서 재택근무
1) VPN을 통한 사내망 접속(필요시)
2) VDI 클라이언트 접속(VDI에 클라이언트 사전 설치 필요)
3) 사내에서 사용하고 있는 업무 환경 그대로 사용 가능하도록 운영
