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Fasoo의 제품 및 기술 관련 정보를 공유 드립니다.

Content Virtualization: Going from Information Chaos to Productivity

Introduction

디지털 비즈니스는 우리가 일하는 방식에 새로운 패러다임을 제시하였습니다. 클라우드, 소셜 협업, 그리고 모바일 기술의 발전에 따라 기업의 콘텐츠 및 문서 관리에 대한 수요와 기대 또한 새롭게 변화하고 있습니다. 정보 관리를 위한 다양한 노력이 이루어지고 있지만, 관리해야 하는 정보의 양과 다양성이 증가함에 따라, 정보 관리에는 여전히 많은 어려움이 따릅니다. 다양한 문서가 다양한 유형의 기기에서 생산되며, 기업의 내/외부에 존재하는 다양한 저장소(이메일, USB Drive, File 등)에 저장되어 관리되고 있습니다. 이러한 문서는 사용 목적에 따라 다양한 버전으로 복제되지만, 그렇게 생성된 모든 버전을 추적 및 관리하기는 어렵습니다. 대개의 경우, 이렇게 복제된 문서들은 사용 후 방치되어 불필요한 문서로 남게 됩니다. 이메일로 공유된 문서 또한 추적이 어렵고, 때때로 수신자의 기기에 제대로 저장되지 않아 관리하기도 어렵습니다. 현재 기업들은 디지털 전환(Digital Transformation)을 경험하고 있습니다. 저장 위치에 관계 없이 문서를 관리할 수 있도록 하는, 간결하고 스마트한 문서 관리 기술이 더더욱 필요한 요즘입니다.

Information Chaos

기업에서 문서를 생성, 관리, 공유, 사용하는 방법은 다양한 외부적 요인(클라우드, 모바일, 소셜 기술의 발전 등)및 내부적 요인(비즈니스의 영향력, 한정된 기간, 늘어나는 법적 규제 등)에 의해 크게 변화하였습니다. 기업 내에서 생성 및 저장되는 문서의 절대적인 양은 증가했으며, 모바일 기기 및 클라우드 애플리케이션 등 정보를 공유하는 수단은 다양해졌습니다. Association for Intelligent Information Management (AIIM)의 한 설문조사에서는, 35%의 응답 기업이 해당 기업의 보유하는 정보의 양이 2년 내에 5배 가량 증가할 것”이라고 응답했으며, 전체 응답 기업의 평균 데이터 증가율은 317%로 나타났습니다. 이러한 정보의 많은 부분은 비정형 데이터에 해당합니다.

According to AIIM, 75% of organizations see information chaos as a major problem for their organization.” AIIM Survey: Automating Governance and Compliance

많은 기업은 이미 다양한 콘텐트 관리 솔루션(CMS)을 도입하였으나 아직까지 비즈니스 사용자들의 호응을 얻지 못하고 있으며, 실제로 엔터프라이즈 콘텐트 관리 시스템은 그 의도와 기대에 부응하지 못하고 있습니다. 이러한 콘텐트 관리 시스템은 IT 조직의 주도 하에 하향식으로 구현되어 사용자의 경험과 행태를 적절히 반영하는 데에 실패하였습니다. 콘텐트 관리 시스템의 주요한 문제점은 다음과 같습니다.

  • 사용 편리성이 떨어지며, 일상적으로 사용하는 비즈니스 애플리케이션과 단절된 인터페이스로 구성됨
  • 콘텐트의 태그 및 분류 처리를 전적으로 사용자에게 의존
  • 사용자가 콘텐트의 저장 위치를 결정

많은 사용자들은 문서를 공유하기 위해 여전히 이메일이나, 이동식 저장장치 또는 공유 폴더 등을 사용하고 있습니다. 많은 경우, 콘텐트 관리 시스템은 고립된 저장소(Silo)로 전락하기가 쉽습니다. 비즈니스 사용자들의 주도 하에, 애플리케이션 별 도구, 클라우드 기반 저장소 및 협업 시스템 등은 강력한 대체재로 부상하고 있으며, 이는 정보의 혼재를 가중시키는 요인으로 작용하고 있습니다. 콘텐츠의 유동성과 휘발성이 증가함에 따라, 정보의 생산성을 개선하기 위해서는 콘텐트가 누구에 의해 어디에서 사용되는지를 보다 잘 이해해야 합니다.디지털 비즈니스의 시대를 맞아, 기업들은 그 내부에서 생성되는 모든 디지털 콘텐트의 생애주기와 그 가치를 반드시 이해하고, 해당 콘텐트의 관리에 따른 개인정보 및 보안 관련 리스크를 파악해야 합니다. 보안과 거버넌스의 관점에서 볼 때, 정보의 혼재는 리스크의 악화로 이해할 수 있습니다.

주요한 리스크를 살펴보면 다음과 같습니다.

  • 중복되고(Redundant), 오래되고(Obsolete), 중요하지 않은(Trivial) 데이터, 즉, ROT 데이터의 처리 방안 부재
  • 개인식별정보(PII)와 같은 민감 데이터의 노출을 예방하기가 어려움
  • 확정적인 최종 문서 또는 기록의 부재

“The problem goes beyond ROT to the basic management of document metadata. 2 out of 3 organizations cannot even easily identify basic metadata like the owner and version for over 50% of their documents.” AIIM Survey: Automating Governance and Compliance

Moving from Chaos to Productivity Requires a New Approach

콘텐트의 산재성(웹 및 모바일 환경)과 다양성(문서, 사진, 영상, 음원, 소셜 미디어 스레드 등)이라는 특성과 다양한 그 활용 목적을 고려할 때, 단일의 콘텐트 솔루션을 사용하여 엔터프라이즈의 콘텐트 관리 요구를 충족하기란 쉽지 않습니다. 콘텐트는 기업의 내부 및 외부에 존재하는 다양한 장치에서 생성 및 저장되고 있으며, 비즈니스 프로세스에 맞추어 장치에서 장치로의 콘텐트 이동은 증가하고 있습니다. 디지털 비즈니스의 시대에 있어 콘텐트 관리의 문제를 해결하고, 혼재된 정보에서 생산성을 실현하기 위해서는 더욱 단순하고 스마트한 새로운 유형의 솔루션이 필요합니다. 이 새로운 솔루션은 콘텐트의 가상화라는 새로운 개념을 전제합니다. 즉, 사람과 사람, 장치에서 장치, 서버에서 서버로 콘텐트가 이동할 경우에도, 한정된 저장소에 구속하지 않고 해당 콘텐트를 관리 및 보호할 수 있어야 한다는 것입니다. 콘텐트의 검색, 버전 관리, 보안에 필요한 모든 필수 정보는 콘텐트 자체와 함께 이동해야 합니다. 콘텐트 관리 솔루션을 찾고 계신 독자라면, 다음의 기능 및 성능을 고려하는 것이 바람직합니다.

  • 콘텐트의 접근과 검색이 용이
  • 언제 어느 장치에서나 콘텐트 접근/사용이 가능
  • 콘텐트의 버전을 항상 최신 버전으로 자동 동기화 처리
  • 송수신 이메일의 콘텐트 관리 기능
  • 모바일 기기에서의 콘텐트 조회 및 접근 기능
  • 비즈니스 애플리케이션과의 통합 수준
  • 장기 보관 및 안전한 공유 기능
Fasoo Wrapsody: A New Approach that Embraces Content Virtualization

파수닷컴의 Wrapsody(랩소디)는 문서 가상화 기술을 기반으로 혼재된 정보의 문제를 해결하도록 개발된 새로운 솔루션입니다. 문서가 특정한 저장소에 구속 또는 한정되지 않도록 문서 중심의 접근법을 채택한 Wrapsody는 기업의 생산성을 향상시키며, 문서 중심의 암호화를 통해 비정형 데이터의 개인정보 리스크를 최소화합니다(그림 1 참조). Wrapsody는 문서 체크인/체크아웃 프로세스를 자동으로 처리하며, 버전 이력 또한 자동으로 추적합니다. 버전, 태그, 사용 권한 등과 같은 메타데이터는 문서 파일 자체와 함께 이동하도록 설계되어, 문서의 전 생애주기에 걸쳐 필요에 따라 활용이 가능합니다. Wrapsody는 또한 특정 저장소에 물리적인 파일을 구속시켜야 했던 종래의 방식과는 달리, 가상화의 개념을 적용해, 현재 저장된 위치에서 직접적으로 문서를 관리할 수 있도록 합니다. 아직도 많은 기업의 CIO 및 IT 담당자들은 효율적인 문서 관리를 위해 다수의 저장소와 애플리케이션 솔루션에 의존하고 있지만, Wrapsody는 하나의 솔루션으로 모든 문서 관리 문제를 해결합니다. Wrapsody는 로컬에서 사용 중이거나, 이동 중일 때에도 문서를 안전하게 보호합니다.

Wrapsody manages content virtually and protects content in motion.

Wrapsody는 서버와 데스크톱 에이전트로 구성됩니다. Wrapsody를 구축할 경우, 모든 문서에는 버전 이력 및 사용자 접근 권한 정보가 부여되며, 다양한 메타데이터를 활용할 수 있게 됩니다. Wrapsody는 각 문서에 고유한 ID를 부여하며, 이를 활용하여 동기화, 버전 관리 및 백업을 자동으로 실시합니다. 이에 따라, 사용자들은 항상 모든 문서의 최신 버전을 사용할 수 있으며, 또한 필요에 따라 특정 버전을 쉽게 복원할 수도 있습니다. 모든 파일은 서버에 저장되며, 자동으로 동기화됩니다. 사용자들은 기존의 콘텐트 관리 솔루션과 같이 정해진 특정 인터페이스를 사용할 필요없이, 자신의 PC 또는 모바일 장치에서 문서를 직접 사용할 수 있습니다. 또한 모든 문서는 웹 기반으로 제공되는 작업 공간에서도 이용 가능하며, Safari, Firefox, Chrome, Internet Explorer 등 모든 유형의 브라우저를 이용하여 접근할 수 있습니다. 문서 소유자(생성자)는 파일에 접근 가능한 사용자를 정의할 수 있어, 문서 관리의 일부 권한을 개별 사용자에게 분산할 수 있습니다.

Figure 1. Wrapsody Benefits

  • 모든 버전에 대한 자동 백업

    중복 없이 자동으로 백업하여 서버에 저장하기 때문에 랜섬웨어의 위협을 최소화합니다.

  • 중복된 문서 공유 최소화

    한번의 공유로 언제 어디서든 최신 버전의 문서로 접근이 가능합니다.

  • 시각화된 실시간 문서 사용 내역

    모든 문서 사용 로그를 수집하고 사용 패턴을 분석합니다. 누가 문서를 가장 많이 사용했는지, 어떤 문서의 템플릿들이 다시 사용되었는지 분석합니다.

  • 안전한 문서 보안

    문서 중심의 권한 제어와 감사 추적으로 문서 유출 위협을 최소화합니다.

  • 확장된 랩소디 환경 제공

    API를 제공하여 다른 시스템과의 연동이 가능합니다. 컴퓨터 및 스마트기기 간 유연하게 사용이 가능합니다.

  • 혁신적인 협업

    로컬 문서에 대한 최신 문서 동기화를 지원하고 협업자간 문서 버전별 의견 등록 및 실시간 공유가 가능합니다.

Wrapsody는 효율적인 문서 공유 기능을 제공합니다. 문서는 팀, 부서 단위뿐만 아니라, 개별 사용자 단위로도 공유할 수 있습니다. 사용자들은 각 문서에 대한 태그 및 접근 가능 사용자를 직접 설정합니다. 이는 이메일 등을 통한 파일 공유 시의 번거로움과 불필요한 사본의 생성이라는 문제를 모두 해결합니다. 중요 문서에 대한 접근 권한을 사용자 단위로 부여할 수 있고, 권한을 가진 사용자들은 해당 파일의 최신 버전을 항상 사용할 수 있습니다. 문서에 대한 접근 요청/승인의 워크플로우는 중요 문서의 보안을 유지하는 데에 도움을 줍니다. 문서가 편집될 경우, 변경 사항은 서버로 자동으로 동기화 처리되며, 중간 관리자들은 문서 사용 통계 정보 및 시각화된 분석 정보를 통해 문서의 사용 패턴을 확인할 수 있습니다. Wrapsody는 다음을 포함한 중요 문서 활용 사례에 적합합니다.

  • 이사회 자료: 민감한 내용을 다루는 이사회 회의 자료 작성/배포/공유
  • 재정 자료: 예산 기획서, 주간 영업 보고서 등
  • 제안 자료: 입찰 서류, 영업 관련 제안 자료

Wrapsody는 하나의 가상의 저장소를 제공하여, 실제 문서의 저장 위치와 무관하게 모든 문서를 중앙에 저장하고 효율적으로 관리 및 보호합니다. 또한 기존 협업 및 콘텐트 관리 시스템과의 연동을 위한 API를 제공합니다. Wrapsody는 파일 ID 기술과 표준 암호화 기능을 통해, 문서가 어디로 이동하던지 해당 문서의 전 생애주기에 걸쳐 문서를 안전하게 보호합니다. Wrapsody는 엔터프라이즈 콘텐트 플랫폼 및 협업 도구로서의 기능을 모두 제공하면서도, 사용자, 애플리케이션, 또는 장치 사이에서 문서를 보호하는 고유한 기능을 제공하기 때문에, 기존 운영중인 솔루션과의 시너지 효과까지 기대할 수 있습니다.

Conclusion

Wrapsody는 문서 가상화라는 새로운 접근을 토대로, 현대의 기업들로 하여금 혼재된 정보 속에서도 생산성의 향상을 도모할 수 있게 도와주는 스마트한 솔루션입니다. Wrapsody의 차별적 특징은 다음과 같습니다.

  1. 실제 사용자 경험을 반영 – 사용자들이 현업에서 일상적으로 처리하는 작업을 반영하여, 문서 협업과 공유를 보다 쉽고 편리하게 처리할 수 있는 방안 제공
  2. 사용자 접근 및 보안 관리 – 사용자 접근 권한의 설정 및 변경, 문서 공유를 실제 저장 위치와 상관없이 실시간으로 손쉽게 처리할 수 있도록 구현
  3. 근본적인 정보 관리 리스크 경감 효과 – 자동 버전 관리 및 백업 기능 등 불필요한 비정형 데이터의 양을 절감시키는 효과 제공

About Fasoo:
파수닷컴은 세계 최초로 DRM (Digital Rights Management) 기술을 상용화 및 보급하며, 국내/외 데이터 보안 시장을 선도하고 있습니다. 국내 시장에서는 최고의 시장 점유율을 유지하고 있으며, 해외 시장에서는 국제기구, 글로벌 프랜차이즈, 자동차 부품회사 등 굵직한 레퍼런스를 확보하며 괄목할만한 성과를 이어가고 있습니다. 파수닷컴은 데이터에 대한 직접적인 보안 기술을 넘어, 사용자 행동 분석을 통해 실시간으로 위협을 감지하고 보안 정책을 자동으로 조정 및 적응시키는 보다 포괄적인 데이터 시큐리티 플랫폼 기술을 제공하고 있으며, 이를 통해 현대의 엔터프라이즈 환경에 적합한 빈틈없는 데이터 보안을 실현해가고 있습니다. 파수닷컴은 또한 정보보호컨설팅, 엔터프라이즈 콘텐츠 플랫폼, 외부협업 솔루션, 비식별화 솔루션, 블록체인 서비스 등으로 사업 분야를 또한 확장해왔으며, 애플리케이션 보안, 메모앱 서비스를 분사하는 성과를 거두기도 하였습니다. 현재까지 파수닷컴은 기업, 금융, 공공, 의료, 국방 등 다양한 분야에 걸쳐 약 1,500개 기업 및 기관에 솔루션과 서비스를 제공하고 있으며, 4차 산업혁명 등 빠르게 변하는 시대의 흐름에 맞춰 보다 스마트하고 확장된 플랫폼들을 제공하며 디지털 시대를 리드하는 경쟁력 있는 소프트웨어 기업으로 성장해 나가고 있습니다.

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